شما یک کتابچه الکترونیک دارید و از بهتربن سیستم مدیریت وظایف استفاده میکنید،می دانید چگونه برنامه ریزی کنیدوبخوبی جزئیات را دنبال میکنیدو به سرعت ایمیل های دریافتی را پاسخ میدهید.اما،هنوز دنبال راهی هستید تا سرعت و میزان کارایی را افزایش دهید زیرا شما میدانید ،بهتراز این هم میتوانید باشید.

پس خوب است نگاهی بیاندازید به ۶ روش غیرمنتظره که بهره وری را به حداکثر می رسانند:

  1. بیشتر بخوابید،نه کمتر
    بی خوابی ،کم خوابی،خواب کم عمق یا مشکلات سلامتی که به خواب شماتداخل دارند همگی باعث بروز فرسودگی و تنش در شما می شوند که آن اثر منفی زیادی بر بهره وری شما خواهد.طی یک سری مطالعات که در سال ۲۰۱۰ صورت گرفته است نشان میدهد،برآورد هزینه سالانه بهره وری که به علت خستگی و تنش از دست رفته ،به ازای هر کارمند تقریباً ۲۰۰۰ دلار بوده است.
    کمبود خواب مزمن موجب بروز آثار شدیدی مانند،افزایش اضطراب ،ضعف حافظه و نهایتاً اختلال در عملکرد های ادراکی میشود.

    به بیان دیگر ،بدون خواب کافی ،مغز شما قادر نیست به درستی عمل کند.پس حتی اگر یک برنامه بزرگ،یک لیست منظم و مرتب از کارهای روزانه و تمام ابزار مورد نیاز را دارید ،بدون خواب کافی شما مستعد خستگی ،تنبلی و از دست دادن تمرکز هستید.
    تمام ترفندهای کتاب ها نمیتوانند در به حداکثر رساندن بهره وری در شما کمک کنند،اگر مغز شما(ماشین تولید و بهره وری نهایی) واقعا به چرت زدن نیاز دارد!

  2. کمترکارکنید،نه بیشتر
    بهره وری به این معنا نیست که کاربیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.چه فایده ای دارد وقتی کار بیشتری انجام میدهید در حالی که کار واقعی و ضروری چیز دیگری است؟ درواقع،تلاش برای انجام کار بیشتر اغلب جایی است که ما وقتمان را تلف میکنیم.علم ثابت کرده است که چند وظیفگی چیزی نیست که مغز انسان برای انجامش طراحی شده است.
    هرچه بیشتر ذهنتان را پرکنید(تقویم،دفترچه،برنامه ریزی یا مدیربرنامه)،هرچه زمان بیشتری صرف کنید برای انتخاب کار بعدی که باید انجام دهید و درکل این گونه امور نه تنها زمان با ارزش را از شما میگیرند بلکه اراده و قدرت ذخیره شده شما را که بسیار مهم است ،تخلیه می کنند.
    یک راه حل ساده تمام این مسائل را حل میکند:سعی کنید کمتر کار اضافه انجام دهید.
    تعداد پروژه های جاری که به طور همزمان درگیرشان هستید را کمتر کنید.میدانم که همیشه ممکن نیست:بعضی وقت ها تعداد پروژه هایی که در دست دارید بستگی به نظر رئیستان دارد.
    اگر احساس کردید وظایف زیادی بعهده دارید،پس میتوانیداز رئیس خود درخواست تجدید نظر کنید:”من ترجیهه میدهم این پروژه را تمام کنم،شما مشکلی ندارید اگر اول پروژه XYZ را به اتمام برسانم؟پس میتوانم زمان و توجه لازم را به این ایده جدید اختصاص دهم.”
  3. کمتر در دسترس باشید
    کسی شوید که همیشه قابل اعتماد است و وفایدی دارد،در این صورت مردم به شما مراجعه میکنند ،به شما احترام می گذارندو می دانند شما کارتان را به خوبی تمام می کنید.
    اگرچه این مشکلاتی هم به همراه دارد:اگر افراد بفهمند میتوانند به شما تکیه کنند ،توقع بیشتری از شما خواهند داشت.
    اینکه به دوستان خود کمکم کنید خوب است و کاری است که شما باید انجام دهید ،اما آن کاری نیست که شما تمام وقتتان را برایش صرف کنید.
    سعی کنید سریع و راحت قابل دسترسی نباشید و برای خودتان فیلترهایی درنظر بگیرید.
    شخصی نباشید که همیشه تلفن همراهش باچسب به دستش چسبیده است . مثل دختران کم سن وسال نباشید که تمام پیام ها،تماس ها ،ایمیل ها را در عرض ۵ دقیقه یا کمترجواب میدهند.مردم میتوانند صبر کنند،و اگر برایشان مهم است که با شما کار کنند پس منتظر جواب شما میشوند.
  4. جلسات را محدود کنید
    در حالی که میتوانید مشورت های خوبی بیرون از برخی از جلسات بدست آورید پس آنها را کوتاه ،هدفمند و با تمرکز برگزار کنید.
    اگر در محل کار رئیس دارید و مجبورید در جلسات شرکت کنید به او توضیح دهید که در صورت آماده نبودن برای جلسه نه تنها ۲ ساعت حضورتان در جلسه هیچ فایده ای ندارد بلکه میتوانید کارهای دیگر را جلو ببرید. meeting
    شما همچنین میتوانید از برنامه ریز جلسات سوالات زیر را برای آمادگی بهتر بپرسید:

    • موضوع مورد بحث جلسه چیست؟
    • هدف این جلسه چیست؟
    • چرا لازم من در جلسه شرکت کنم؟
    • انتظار دارید چه چیزی در را در این جلسه ارائه دهم؟
    • آیا راه دیگری وجود دارد که بتوانم بدون حضور فیزیکی در جلسه شرکت کنم؟

     

  5. هدف های بزرگ را فراموش کنید ،روی محصولات کوچک تمرکز کنید
    هدف های بزرگ خوبند ،اما دستیابی به پیشرفت در راه رسیدن به هدف های بزرگ میتواند دل سرد کننده باشد.به منظور تحریک هیجان و انگیزه،نیاز داریم پیشرفت را در کار حس کنیم و در غیر این صورت سست میشویم و شروع میکنیم به زیر سوال بردن همه چیز.
    متاسفانه،ما اغلب تمایل به داشتن هدف ها و ایده های عظیم داریم بدون اینکه فکرکنیم چگونه به آنها نزدیک شویم.هر هدف بزرگی بوسیله مجموعه ای از نتایج کوچک وتدریجی قابل دستیابی است.اگرچه ما این مفهوم را درک میکنیم اما نمیدانیم چگونه آن را عملی کنیم.big goalsنکته کلیدی این است که یک هدف کلی را در نظر بگیریم، اما برای مدتی آن را کنار بگذاریم.در عوض حساب کنیم چه نتایج هفتگی ،یا حتی روزانه ای را نیاز داریم و روی آنها تمرکز کنیم و هرازگاهی نگاه کنیم این نتایج چقدر مارا به هدف کلی نزدیک کرده است؟
  6. عادت های سالم را افزایش دهید
    مغز شما یک عنصر ضروری برای داشتن یک زندگی پربار است و همچنین مغزتان جزئی از بدنتان است.اگر شما مراقب سلامتی و بدنتان نباشید شما مراقب سلامتی مغزتان نیستید.
    عادت های سالم شامل داشتن خواب خوب و کافی ،ورزش کردن و خوردن غذایی است که باعث تجدید نیرو در شما شود نه این که وزن شما را پایین آورد.
    برساختن یا تقویت عادت های سالم خود تمرکز کنید تا عادت هایی را که میخواهید ایجاد کنید.

 

منابع: James Clear ,npr ,med.upenn ,journals

 

 

 

(۱۸۸۵)